Allgemeine
Geschäftsbedingungen.

Anbieter, Geltung und Zielgruppe

1.1 Anbieter. PRAXIZ ist ein Angebot der ROCKET9 GmbH, Cremon 11, 20457 Hamburg, eingetragen beim Amtsgericht Hamburg unter HRB 179547 („PRAXIZ“, „wir“ oder „Anbieter“).

1.2 B2B-Angebot. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

1.3 Geltungsbereich. Diese AGB gelten für die Registrierung, den kostenlosen Plattformzugang, kostenpflichtig beauftragte Arbeiten, KI-Funktionen und alle hiermit verbundenen Leistungen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur nach ausdrücklicher Bestätigung in Textform.

1.4 Rangfolge. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: individuell vereinbarter Auftrag, Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AVV“), diese AGB, Leistungsbeschreibung. Zwingendes Recht bleibt unberührt.

Vertragsschluss und Konto

2.1 Registrierung. Mit Absenden der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit Bereitstellung des Kontos oder einer ausdrücklichen Bestätigung zustande.

2.2 Vertretungsbefugnis. Die registrierende Person versichert, für die angegebene Praxis oder Organisation handeln und diese an diese AGB einschließlich AVV binden zu dürfen.

2.3 Richtige Angaben. Registrierungs- und Kontaktdaten müssen vollständig, aktuell und wahr sein. Die Telefonnummer ist für betriebliche und sicherheitsbezogene Rückfragen erforderlich.

2.4 Administratorkonto. Die zuerst registrierte Person erhält Administrationsrechte und ist für Benutzer, Rollen, Zugriffe und das Entfernen ausgeschiedener Personen verantwortlich.

2.5 Protokollierung. PRAXIZ protokolliert Version und Zeitpunkt der Zustimmung zu den Vertrags-, Beta-, Datenschutz-, KI- und Datensicherungshinweisen im geschützten Authentifizierungsdatensatz.

Leistungsumfang

3.1 Plattform. PRAXIZ stellt Funktionen zur Organisation von Praxisabläufen bereit, insbesondere für Patientenverwaltung, Dokumente, Aufgaben, Kommunikation, Kalender, Warteraum, Behandlung, Abrechnung, Finanzen, Auswertungen und KI-gestützte Assistenz.

3.2 Beauftragte Arbeit. Zusätzliche Arbeit wird nur nach einem konkreten Auftrag erbracht. Umfang, erwartetes Ergebnis, Preis oder Berechnungsgrundlage werden vor der kostenpflichtigen Ausführung angezeigt oder individuell vereinbart.

3.3 Kein Behandlungserfolg. PRAXIZ schuldet keinen medizinischen, therapeutischen, wirtschaftlichen oder sonstigen fachlichen Erfolg. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, werden Plattform- und Assistenzleistungen, nicht aber eine fachliche Beratung erbracht.

3.4 Kein Medizinprodukt. PRAXIZ und VICKI sind nicht zur autonomen Diagnose, Indikationsstellung, Therapieentscheidung, Arzneimittelentscheidung oder Notfallbeurteilung bestimmt und ersetzen kein qualifiziertes Fachpersonal.

Beta-Software

4.1 Entwicklungsstand. Der Kunde weiß, dass PRAXIZ als Beta-Software fortlaufend entwickelt wird. Funktionen können unvollständig sein, Fehler enthalten, sich ändern oder zeitweise nicht verfügbar sein.

4.2 Keine 100%-Garantie. Nach dem Stand der Technik kann weder vollständige Fehlerfreiheit noch hundertprozentige Verfügbarkeit, IT-Sicherheit oder Verhinderung jedes Datenverlusts garantiert werden. Diese Offenlegung beschränkt keine zwingenden gesetzlichen Pflichten des Anbieters.

4.3 Prüfung. Der Kunde prüft alle für Patienten, Abrechnung, Fristen, Finanzen oder Betrieb wesentlichen Ergebnisse vor Verwendung, Versand, Freigabe oder Umsetzung durch eine fachlich geeignete Person.

4.4 Eigene Kopie. Während der Beta-Phase hält der Kunde von geschäfts-, abrechnungs-, behandlungs- und aufbewahrungsrelevanten Daten regelmäßig eine aktuelle, vollständige und unabhängig von PRAXIZ erreichbare Kopie oder einen Export vor. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben allein beim Kunden.

4.5 Fehlerberichte. Sicherheitsrelevante Fehler, Fehlzuordnungen und Datenverluste sind PRAXIZ unverzüglich mit den zur Eingrenzung erforderlichen Informationen zu melden; sensible Daten sollen dabei nur über freigegebene sichere Kanäle übermittelt werden.

VICKI und KI-Funktionen

5.1 Assistenz. VICKI ist die PRAXIZ KI. Sie kann Informationen strukturieren, zusammenfassen, formulieren, prüfen und Arbeitsschritte vorbereiten. Ausgaben sind Vorschläge und können halluzinieren, veraltet, unvollständig oder fachlich falsch sein.

5.2 Menschliche Kontrolle. Automatisch erstellte Inhalte dürfen nur nach einer dem Risiko angemessenen menschlichen Prüfung verwendet werden. Ohne ausdrückliche, im Produkt erkennbare Freigabe werden keine wesentlichen Nachrichten, Rechnungen oder Entscheidungen verbindlich versendet oder umgesetzt.

5.3 Datenminimierung. Der Kunde übermittelt an KI-Funktionen nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten und sorgt für eine tragfähige Rechtsgrundlage, insbesondere bei Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO.

5.4 OpenAI API. Für ausgewählte KI-Funktionen setzt PRAXIZ OpenAI als Unterauftragsverarbeiter ein. Produktiv freigegebene Verarbeitung von Kundeninhalten erfolgt über ein für europäische Datenresidenz konfiguriertes API-Projekt und – soweit für Endpunkt und Funktion verfügbar – mit Zero Data Retention. Kundeninhalte werden verschlüsselt zur Inferenz übertragen und von PRAXIZ nicht zur Modellverbesserung freigegeben.

5.5 Keine pauschale Speicherzusage. „Zero Data Retention“ gilt nur für dafür freigegebene Projekte, Modelle, Endpunkte und Inhalte. Technische System-, Nutzungs-, Sicherheits- und Abrechnungsmetadaten können nach den Bedingungen des Unterauftragsverarbeiters verarbeitet oder gespeichert werden; gesetzlich zwingende oder sicherheitsbedingte Ausnahmeverarbeitung bleibt möglich. Funktionen ohne bestätigte EU-/ZDR-Eignung dürfen nicht mit Patienten- oder Gesundheitsdaten genutzt werden und sind für solche Daten vom Anbieter zu sperren.

5.6 Training. PRAXIZ gestattet OpenAI keine Nutzung der über die API übermittelten Kundeninhalte zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner Modelle. Eine freiwillige Freigabe durch PRAXIZ findet nicht statt.

Kostenloser Zugang und Credits

6.1 Grundgebühr. Der Selbstbedienungszugang hat derzeit keine monatliche Grundgebühr. Für einen Account allein entstehen keine Kosten.

6.2 Inklusiv-Credits. Pro Kundenkonto sind derzeit 100 AI-Credits je Kalendermonat inklusive. Credits sind keine Währung, nicht auszahlbar und – soweit nicht anders ausgewiesen – nicht auf Folgemonate übertragbar.

6.3 Zusatzleistungen. Kosten entstehen erst für zusätzlich beauftragte Arbeit oder ausdrücklich als kostenpflichtig ausgewiesene Leistungen. Der Kunde erhält vor dem Auftrag eine Preisangabe oder nachvollziehbare Berechnungsgrundlage.

6.4 Änderungen kostenloser Leistungen. Freikontingente können mit Wirkung für die Zukunft aus sachlichem Grund geändert werden. Über nachteilige Änderungen wird mindestens 30 Tage vorher in Textform informiert. Bereits bezahlte oder verbindlich beauftragte Leistungen bleiben unberührt.

6.5 Zahlung. Rechnungen sind, sofern im Auftrag nichts anderes steht, binnen 14 Tagen ohne Abzug fällig. Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

Pflichten des Kunden

7.1 Rechtmäßigkeit. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der eingegebenen, hochgeladenen, verknüpften oder übermittelten Daten, Weisungen und Inhalte verantwortlich. Er erfüllt Informationspflichten und holt erforderliche Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen ein.

7.2 Gesundheitsdaten. Vor Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten prüft und dokumentiert der Kunde die Rechtsgrundlage und berufsrechtliche Zulässigkeit. Er beschränkt Zugriffe auf erforderliche Personen.

7.3 Zugangsschutz. Zugangsdaten sind geheim zu halten, starke individuelle Passwörter zu nutzen und Konten dürfen nicht geteilt werden. Verdächtige Zugriffe sind unverzüglich zu melden.

7.4 Sichere Umgebung. Der Kunde schützt Endgeräte, Browser, E-Mail-Konten, Netzwerke und lokale Exporte angemessen, installiert Sicherheitsupdates und vermeidet unverschlüsselte Übertragung sensibler Daten.

7.5 Verbotene Nutzung. Untersagt sind rechtswidrige Inhalte, unbefugte Überwachung, Umgehung von Zugriffsschutz, Schadsoftware, Belastungstests ohne Zustimmung sowie jede Nutzung, die Rechte Dritter oder anwendbare KI-Nutzungsregeln verletzt.

7.6 Notfälle. PRAXIZ ist kein Notruf- oder Notfallsystem. Zeitkritische medizinische oder sicherheitsrelevante Vorgänge müssen über dafür geeignete, unabhängige Kanäle bearbeitet werden.

Sicherheit und Datenstandort

8.1 Speicherung in Frankfurt. Kundeninhalte, Datenbankdaten und hochgeladene Dateien werden im Ruhezustand („at rest“) auf der produktiven PRAXIZ-Infrastruktur in Frankfurt am Main, Deutschland, gespeichert. Backups und Replikate sind, soweit eingesetzt, ebenfalls innerhalb der vertraglich ausgewiesenen EU-Infrastruktur zu halten.

8.2 Transport. Daten werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Für KI-Verarbeitung werden nur die zur gewählten Funktion erforderlichen Inhalte an freigegebene Endpunkte übertragen.

8.3 Maßnahmen. PRAXIZ setzt risikoorientierte technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere Mandantentrennung, rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffskontrollen, Transportverschlüsselung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und Wiederherstellungsmaßnahmen, soweit für die Beta-Infrastruktur verfügbar.

8.4 Restrisiko. Kein Informationssystem ist absolut sicher. Der Anbieter gewährleistet aktuell keine hundertprozentige Datensicherheit. Er schuldet jedoch die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten, dem Risiko angemessenen Schutzmaßnahmen und behandelt Sicherheitsvorfälle nach den anwendbaren Melde- und Unterstützungspflichten.

8.5 Sicherheitsvorfälle. PRAXIZ informiert den Kunden nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes auftragsverarbeiteter personenbezogener Daten unverzüglich und stellt die verfügbaren Informationen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten bereit.

Verfügbarkeit und Änderungen

9.1 Beta-Verfügbarkeit. Für kostenlose Beta-Leistungen wird keine bestimmte Mindestverfügbarkeit geschuldet. Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen von Telekommunikationsnetzen und Ausfälle von Unterauftragnehmern können die Nutzung einschränken.

9.2 Sorgfalt. PRAXIZ bemüht sich um eine stabile Bereitstellung, angemessene Wartung und zeitnahe Behebung wesentlicher Störungen. Individuell vereinbarte Service Levels gehen dieser Regelung vor.

9.3 Änderungen. Funktionen dürfen zur Sicherheit, Rechtskonformität, technischen Weiterentwicklung oder Missbrauchsvermeidung geändert werden. Wesentliche, für den Kunden nachteilige Änderungen werden mit angemessener Vorankündigung mitgeteilt, außer sofortiges Handeln ist rechtlich oder sicherheitstechnisch erforderlich.

Nutzungsrechte und Daten

10.1 Plattform. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, PRAXIZ im vereinbarten Umfang für eigene berufliche Zwecke zu nutzen.

10.2 Kundendaten. Rechte an Kundendaten verbleiben beim Kunden oder den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde räumt PRAXIZ die zur Vertragserfüllung erforderlichen Verarbeitungsrechte ein.

10.3 Feedback. Allgemeines, nicht vertrauliches Feedback darf zur Verbesserung der Plattform genutzt werden. Patienten- und Kundeninhalte werden nicht ohne Rechtsgrundlage zu eigenen Produkt-, Werbe- oder Trainingszwecken verwendet.

10.4 Export. Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde verfügbare Exportfunktionen nutzen. Zusätzliche individuelle Export-, Migrations- oder Wiederherstellungsleistungen können kostenpflichtig sein, sofern dies vorab vereinbart wird.

Haftung

11.1 Unbeschränkte Haftung. PRAXIZ haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei ausdrücklich übernommenen Garantien sowie in sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

11.2 Wesentliche Pflichten. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Pflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

11.3 Sonstige leichte Fahrlässigkeit. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten von Organen, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen.

11.4 Datenverlust. Soweit der Kunde entgegen Ziffer 4.4 keine angemessene, aktuelle und unabhängig erreichbare Kopie vorhält, ist eine Ersatzpflicht für leicht fahrlässig verursachten Datenverlust auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung entstanden wäre. Ziffer 11.1 bleibt unberührt.

11.5 Fachliche Verantwortung. PRAXIZ haftet nicht für Schäden, die ausschließlich daraus entstehen, dass der Kunde erkennbare KI-, Dokumentations-, Zuordnungs- oder Abrechnungsvorschläge ungeprüft übernimmt. Gesetzlich zwingende Haftung und eine Mitverantwortung des Anbieters bleiben unberührt.

11.6 Datenschutz. Für datenschutzrechtliche Haftung gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere Art. 82 DSGVO. Regelungen der AVV bleiben unberührt.

Laufzeit und Beendigung

12.1 Laufzeit. Der kostenlose Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit 30 Tagen Frist in Textform beendet werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt bestehen.

12.2 Sperrung. Bei konkreter Gefahr für Sicherheit, Rechtskonformität oder andere Nutzer darf PRAXIZ Zugriffe vorübergehend beschränken. Der Kunde wird informiert, soweit dies rechtlich zulässig und sicherheitstechnisch vertretbar ist.

12.3 Export und Löschung. Vor Vertragsende ist der Kunde für den Export seiner Daten verantwortlich. Nach Ende werden auftragsverarbeitete Daten nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder zulässige Sicherungskopie entgegensteht. Details regelt die AVV.

Schlussbestimmungen

13.1 Änderungen. Änderungen dieser AGB werden dem Kunden in Textform angeboten. Bei wesentlichen Änderungen ist eine erneute ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Schweigen gilt nicht als Zustimmung, soweit dies nicht individuell und gesetzlich zulässig vereinbart wurde.

13.2 Textform. Vertragserklärungen und Mitteilungen können in Textform erfolgen. Individuelle Abreden bleiben vorrangig.

13.3 Recht. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.4 Gerichtsstand. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Hamburg ausschließlicher Gerichtsstand. Gesetzlich zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.

13.5 Teilunwirksamkeit. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Regelung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Datenschutzinformation zum Konto

14.1 Verantwortlicher. Für Registrierungs-, Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und eigene Kommunikationsdaten ist die ROCKET9 GmbH, Cremon 11, 20457 Hamburg, Verantwortlicher. Kontaktmöglichkeiten ergeben sich aus dem Impressum.

14.2 Verarbeitete Daten. Verarbeitet werden insbesondere Name, Praxis- oder Organisationsname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Authentifizierungs- und Kontodaten, Rollen, Zustimmungszeitpunkte und Dokumentversionen, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Supportkommunikation sowie erforderliche Sicherheits- und Nutzungsprotokolle.

14.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und zur Absicherung, Missbrauchsvermeidung, Fehleranalyse und Rechtsverteidigung auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Pflichtangaben sind für die Konto- und Vertragsanlage erforderlich; ohne sie kann kein Konto eingerichtet werden.

14.4 Empfänger. Daten erhalten nur intern erforderliche Stellen sowie vertraglich gebundene Infrastruktur-, Kommunikations-, Zahlungs- oder Supportdienstleister. OpenAI erhält Registrierungsdaten nicht allein durch die Kontoanlage; Inhalte werden nur bei aktiver Nutzung einer dafür vorgesehenen KI-Funktion nach Ziffer 5 und der AVV verarbeitet.

14.5 Speicherdauer. Kontodaten werden für die Vertragsdauer verarbeitet. Anschließend werden sie gelöscht oder eingeschränkt, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen und keine laufenden Rechtsansprüche entgegenstehen. Nachweise zum Vertragsschluss und zur akzeptierten Dokumentversion können für die Dauer möglicher Rechtsansprüche aufbewahrt werden.

14.6 Rechte. Betroffene haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie können sich zudem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für den Anbieter zuständigen Hamburger Aufsichtsbehörde. Ein Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist aus Gründen möglich, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben.

14.7 Keine rein automatisierte Vertragsentscheidung. Die Kontoanlage enthält keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

14.8 Kundendaten. Für Patienten- und sonstige Daten, die der Kunde in PRAXIZ verarbeitet, ist grundsätzlich der Kunde Verantwortlicher. Hierfür gelten seine eigene Datenschutzinformation und die nachfolgende AVV.